Aplicaciones de órdenes de trabajo basadas en roles en IBM Maximo

Una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles en IBM Maximo es una experiencia de aplicación enfocada y diseñada en torno a las necesidades de un rol de usuario específico, como un técnico, supervisor, planificador, programador o gerente de mantenimiento. En lugar de ofrecer a todos los usuarios la misma aplicación completa de órdenes de trabajo, las aplicaciones basadas en roles ayudan a los usuarios a ver la información, las acciones y los flujos de trabajo que son más relevantes para su puesto.
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Para los equipos de Maximo, esto puede mejorar la usabilidad, la finalización de órdenes de trabajo, la adopción por parte de los técnicos, la calidad de los datos y la ejecución del mantenimiento. En el episodio 3 de MORE by Naviam: A Maximo Podcast, el anfitrión Steven Shull destaca cómo las aplicaciones de órdenes de trabajo basadas en roles pueden hacer que la gestión del trabajo sea más práctica para las personas que utilizan Maximo a diario.

¿Qué es una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles en IBM Maximo?

Una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles en IBM Maximo es una experiencia de aplicación creada en torno a la forma en que un rol específico interactúa con las órdenes de trabajo.
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En los sistemas tradicionales de gestión de activos empresariales, es posible que los usuarios deban navegar por pantallas complejas, muchos campos, múltiples pestañas y amplias opciones administrativas. Ese nivel de detalle es potente, pero también puede ralentizar a los usuarios que solo necesitan realizar tareas específicas de órdenes de trabajo.
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Una aplicación basada en roles simplifica la experiencia al adaptar la interfaz al puesto de trabajo del usuario.
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Por ejemplo:

• Un técnico puede necesitar trabajos asignados, detalles de activos, tareas, registro de mano de obra, materiales, archivos adjuntos y notas de finalización
• Un supervisor puede necesitar la carga de trabajo del equipo, trabajos vencidos, visibilidad del estado y acciones de aprobación
• Un planificador puede necesitar planes de trabajo, estimaciones de mano de obra, requisitos de materiales, secuenciación y detalles de programación
• Un gerente de mantenimiento puede necesitar visibilidad del trabajo pendiente, datos de cumplimiento, tendencias de rendimiento e informes detallados
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El propósito de una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles es ayudar a cada usuario a completar su labor más rápido, con menos confusión y una mejor captura de datos.

Por qué son importantes las aplicaciones de órdenes de trabajo basadas en roles en Maximo

Las órdenes de trabajo son una de las partes más importantes de IBM Maximo. Conectan el historial de activos, la ejecución del mantenimiento, la mano de obra, los materiales, las inspecciones, la programación, la seguridad y los datos de fiabilidad.
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Cuando los procesos de órdenes de trabajo son demasiado difíciles de usar, las organizaciones pueden experimentar:

• Actualizaciones de órdenes de trabajo incompletas
• Falta de notas de finalización
• Datos de fallos deficientes
• Cambios de estado retrasados
• Baja adopción por parte de los técnicos
• Exceso de seguimiento manual
• Historial de mantenimiento inconsistente
• Menor confianza en los informes
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Una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles ayuda a resolver estos desafíos al hacer que Maximo sea más fácil de usar para cada audiencia.

Respuesta directa: ¿Qué problema resuelve una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles?

Una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles resuelve el problema de la complejidad de las órdenes de trabajo en IBM Maximo. Ofrece a los diferentes usuarios una experiencia enfocada para que puedan encontrar rápidamente la información correcta de la orden de trabajo, tomar la acción adecuada e ingresar los datos precisos sin navegar por campos o pantallas innecesarias.
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Esto es importante porque las órdenes de trabajo de Maximo son fundamentales para las operaciones de mantenimiento. Si los usuarios tienen dificultades con la experiencia de las órdenes de trabajo, la calidad de la ejecución y los informes de mantenimiento pueden verse afectados.

Cómo funcionan las órdenes de trabajo en IBM Maximo

En IBM Maximo, las órdenes de trabajo se utilizan para planificar, ejecutar, documentar y analizar las tareas de mantenimiento. Están conectadas a activos, ubicaciones, mano de obra, materiales, planes de trabajo, información de seguridad, solicitudes de servicio, mantenimiento preventivo, inspecciones y registros históricos.
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Una orden de trabajo puede ayudar a responder preguntas como:

• ¿Qué trabajo debe realizarse?
• ¿Qué activo o ubicación está involucrado?
• ¿Quién es el responsable del trabajo?
• ¿Cuál es la prioridad?
• ¿Qué mano de obra, materiales o herramientas se requieren?
• ¿Qué pasos deben completarse?
• ¿Qué se descubrió durante el trabajo?
• ¿Se resolvió el problema?
• ¿Qué pasos deben seguirse ahora?

Dado que las órdenes de trabajo contienen una gran cantidad de información operativa, la experiencia del usuario es fundamental. Las aplicaciones basadas en roles ayudan a mostrar las partes adecuadas del proceso de órdenes de trabajo a las personas indicadas.

Qué significa "basado en roles" en IBM Maximo

En Maximo, una aplicación basada en roles está diseñada en torno a las tareas, responsabilidades y puntos de decisión de un grupo de usuarios específico.

El diseño basado en roles no implica eliminar datos importantes. Significa organizar la experiencia para que los usuarios puedan centrarse en lo que más necesitan.

Una aplicación basada en roles puede ajustar:

• Qué campos son más visibles
• A qué acciones es más fácil acceder
• Qué estados de las órdenes de trabajo se destacan
• Qué pestañas o secciones tienen prioridad
• Qué datos son obligatorios para completar la tarea
• Qué registros relacionados se muestran
• Qué pasos del flujo de trabajo aparecen primero
• Qué información se oculta o minimiza para ese rol
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El objetivo es reducir la fricción y mejorar la adopción, manteniendo al mismo tiempo el soporte para el proceso de gestión de trabajo de la organización.

Beneficios clave de las aplicaciones de órdenes de trabajo basadas en roles

Una mejor experiencia para el técnico

Los técnicos suelen necesitar un acceso rápido al trabajo asignado. Pueden estar trabajando en campo, en la planta, en una instalación o desde un dispositivo móvil. Una aplicación basada en roles puede facilitar la revisión de la orden de trabajo, la comprensión de la tarea, el acceso a los detalles del activo y el registro de la información de finalización.
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Una mejor experiencia para el técnico puede traducirse en actualizaciones más rápidas, menos errores y una mayor adopción de Maximo.

Finalización más rápida de órdenes de trabajo

Cuando los usuarios no tienen que buscar entre información innecesaria, pueden completar los pasos de las órdenes de trabajo con mayor eficiencia. Esto es especialmente valioso para los equipos de mantenimiento de alto volumen que procesan una gran cantidad de órdenes de trabajo.

Mejor calidad de los datos de las órdenes de trabajo

Las buenas decisiones de mantenimiento dependen de buenos datos en las órdenes de trabajo. Las aplicaciones basadas en roles pueden guiar a los usuarios hacia los campos y acciones correctos, lo que ayuda a mejorar las notas de finalización, los informes de fallos, el seguimiento de mano de obra, el uso de materiales y el historial de activos.

Mejor visibilidad para los supervisores

Los supervisores necesitan saber qué trabajo está asignado, qué está pendiente, qué se ha completado y dónde pueden estar bloqueados los equipos. Una aplicación basada en roles puede ayudar a los supervisores a centrarse en el estado del trabajo, las prioridades, el trabajo pendiente y la ejecución del equipo.

Planificación y programación más sencillas

Los planificadores y programadores necesitan información diferente a la de los técnicos. Una experiencia de órdenes de trabajo basada en roles puede ayudarles a centrarse en los planes de trabajo, las estimaciones, la disponibilidad de mano de obra, los materiales, las dependencias y la preparación de la programación.

Mayor adopción de Maximo

La adopción de Maximo suele mejorar cuando la aplicación resulta práctica para el usuario. Si la interfaz es más fácil de navegar, es más probable que los usuarios actualicen las órdenes de trabajo de forma constante y utilicen el sistema según lo previsto.

¿Quién se beneficia de una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles?

Una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles puede dar soporte a múltiples grupos de usuarios de Maximo.

Técnicos de mantenimiento

Los técnicos se benefician de una vista enfocada del trabajo asignado, información de activos, tareas, detalles de seguridad, archivos adjuntos, informes de mano de obra, materiales y campos de finalización.

Supervisores de mantenimiento

Los supervisores se benefician de la visibilidad del estado del trabajo, las asignaciones de los técnicos, las prioridades, el trabajo pendiente y el progreso de la finalización.

Planificadores

Los planificadores se benefician de un acceso sencillo a los planes de trabajo, la mano de obra estimada, los materiales necesarios, las tareas, las herramientas y la información de secuenciación.

Planificadores

Los planificadores se benefician de la visibilidad sobre la preparación del trabajo, la disponibilidad de recursos, la duración de las tareas, las restricciones y el trabajo pendiente.

Equipos de operaciones

Los usuarios de operaciones se benefician de una forma más sencilla de enviar, revisar o supervisar el trabajo que afecta a la producción, las instalaciones, los servicios públicos o la prestación de servicios.

Administradores de Maximo

Los administradores se benefician de que las aplicaciones basadas en roles pueden reducir la confusión, mejorar la satisfacción del usuario y favorecer un diseño de procesos más limpio.

Aplicación de órdenes de trabajo basada en roles frente a la aplicación tradicional

La aplicación tradicional de órdenes de trabajo de IBM Maximo está diseñada para dar soporte a una amplia gama de usuarios y casos de uso. A menudo incluye un conjunto extenso de campos, pestañas y funciones para técnicos, planificadores, supervisores, administradores y usuarios avanzados. Esa flexibilidad es valiosa, especialmente para los equipos que necesitan acceder a información detallada de las órdenes de trabajo, pero también puede hacer que la experiencia resulte abrumadora para los usuarios que solo necesitan completar un conjunto específico de tareas.
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Una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles adopta un enfoque más específico. En lugar de presentar todos los campos o funciones posibles, organiza la experiencia de la orden de trabajo en torno a las necesidades de un rol concreto, como el de técnico, supervisor, planificador o programador. Esto ayuda a cada usuario a encontrar rápidamente la información que necesita, realizar las acciones correctas y actualizar las órdenes de trabajo con menos fricción.
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La diferencia clave es que una aplicación de órdenes de trabajo tradicional está diseñada para una funcionalidad amplia, mientras que una aplicación basada en roles está diseñada para una usabilidad enfocada. Para los usuarios habituales de Maximo, esto puede significar menos distracciones, actualizaciones de órdenes de trabajo más rápidas, una entrada de datos más limpia y una mejor experiencia de usuario general.
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El enfoque basado en roles ayuda a los equipos de Maximo a ofrecer la experiencia adecuada a los usuarios correctos sin perder el valor del proceso completo de órdenes de trabajo.

Ejemplos de casos de uso de aplicaciones de órdenes de trabajo basadas en roles

Ejecución de trabajo del técnico

Un técnico abre el trabajo asignado, revisa los detalles del activo y las tareas, comprueba los requisitos de seguridad, registra la mano de obra, añade notas, adjunta fotos y completa la orden de trabajo.

Revisión de trabajo del supervisor

Un supervisor revisa el trabajo pendiente, comprueba las tareas vencidas, supervisa el progreso del técnico, actualiza las prioridades y confirma que el trabajo se está completando a tiempo.

Preparación de trabajo del planificador

El planificador revisa el trabajo entrante, añade detalles al plan de trabajo, estima la mano de obra, identifica los materiales y prepara el trabajo para su programación.

Coordinación del trabajo del programador

Un programador revisa el trabajo listo, organiza las próximas actividades de mantenimiento y alinea el trabajo con la disponibilidad de mano de obra y las ventanas operativas.

Informes del gerente de mantenimiento

Un gerente de mantenimiento revisa las tendencias de las órdenes de trabajo, el trabajo pendiente, las tasas de finalización y el historial de mantenimiento de los activos para respaldar las decisiones operativas.

Por qué esto es importante para los equipos de mantenimiento y gestión de activos

Una orden de trabajo es más que una tarea. Es una fuente de verdad operativa.
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Cada orden de trabajo completada puede proporcionar información valiosa sobre:

• Rendimiento de los activos
• Frecuencia de mantenimiento
• Tiempo de inactividad
• Demanda de mano de obra
• Uso de materiales
• Patrones de falla
• Actividad de cumplimiento
• Productividad del técnico
• Efectividad del mantenimiento preventivo
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Cuando las aplicaciones basadas en roles facilitan el uso de las órdenes de trabajo, la organización puede capturar mejores datos. Mejores datos respaldan mejores decisiones de gestión de activos.

Cómo las aplicaciones basadas en roles mejoran la calidad de los datos en Maximo

La calidad de los datos es una de las razones principales para mejorar la experiencia del usuario en las órdenes de trabajo.
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Si los usuarios no entienden qué deben ingresar, dónde hacerlo o por qué es importante, es posible que se omita información relevante. Las aplicaciones basadas en roles ayudan a que los pasos necesarios sean más claros y fáciles de completar.
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Unos mejores datos en las órdenes de trabajo pueden mejorar:

• El historial de mantenimiento
• El análisis de fallos
• La información sobre la fiabilidad de los activos
• La optimización del mantenimiento preventivo
• El seguimiento de costes
• El registro de mano de obra
• La documentación de cumplimiento normativo
• La planificación de capital
• Los informes operativos
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En otras palabras, una mejor experiencia de usuario puede conducir a mejores resultados en la gestión de activos empresariales.

Buenas prácticas para diseñar una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles

Las organizaciones que consideren implementar aplicaciones de órdenes de trabajo basadas en roles deben empezar por el usuario, no por la pantalla.

Defina el rol del usuario

Identifique al público específico. ¿La aplicación está dirigida a técnicos, supervisores, planificadores, programadores, usuarios de operaciones o gerentes?

Mapee el flujo de trabajo diario del usuario

Enumere las acciones más comunes que el usuario debe completar. Enfóquese en lo que hacen a diario, no en todos los casos excepcionales posibles.

Priorice la información más importante

Facilite la localización de los campos y acciones de alto valor. Evite ocultar detalles críticos de las órdenes de trabajo tras una navegación innecesaria.

Elimine la complejidad innecesaria

No obligue a todos los roles a ver cada campo o función. Reduzca el desorden donde no contribuya a la tarea del usuario.

Apoye la finalización precisa

Facilite a los usuarios la introducción de notas de finalización, mano de obra, materiales, datos de fallos, archivos adjuntos e información de seguimiento.

Pruebe con usuarios reales

Las aplicaciones basadas en roles deben validarse con las personas que realmente las utilizarán. La retroalimentación de técnicos, planificadores y supervisores es esencial.

Mejore con el tiempo

Una aplicación basada en roles debe evolucionar a medida que la organización aprende qué necesitan los usuarios, dónde tienen dificultades y qué flujos de trabajo generan más valor.

Preguntas comunes que los equipos de Maximo deberían hacerse

Antes de crear o adoptar una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles, los equipos de Maximo deberían preguntarse:

• ¿Qué usuarios necesitan una experiencia de orden de trabajo más sencilla?
• ¿Qué campos utilizan con mayor frecuencia?
• ¿A qué acciones debería ser más fácil acceder?
• ¿Qué datos son necesarios para una elaboración de informes precisa?
• ¿Dónde se quedan bloqueados los usuarios actualmente?
• ¿Qué pasos de las órdenes de trabajo se suelen pasar por alto?
• ¿Cómo puede la aplicación facilitar el trabajo móvil o de campo?
• ¿Qué información debería estar visible para los supervisores?
• ¿Cómo medirá la organización la adopción y el éxito?
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Estas preguntas ayudan a garantizar que la aplicación basada en roles responda a las necesidades operativas reales.

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Resumen del episodio 3: Aplicación de órdenes de trabajo basada en roles

En el episodio 3 de MORE by Naviam: A Maximo Podcast, el anfitrión Steven Shull explora la aplicación de órdenes de trabajo basada en roles y por qué es importante para los usuarios de Maximo.
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El episodio se centra en cómo los equipos de Maximo pueden utilizar experiencias basadas en roles para hacer que la gestión de órdenes de trabajo sea más práctica. Para las organizaciones que dependen de IBM Maximo para gestionar las actividades de mantenimiento, este tema es fundamental, ya que las órdenes de trabajo son el eje de las operaciones diarias.
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El episodio es especialmente relevante para administradores de Maximo, equipos de mantenimiento, planificadores, supervisores y cualquier persona responsable de mejorar la experiencia con las órdenes de trabajo.

Por qué los equipos de Maximo deberían ver este episodio

Los equipos de Maximo deberían ver este episodio si desean comprender mejor cómo las aplicaciones basadas en roles pueden mejorar la usabilidad de las órdenes de trabajo.
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Este episodio es útil para equipos que buscan:

• Mejorar la adopción por parte de los técnicos
• Simplificar la gestión de órdenes de trabajo
• Reducir la complejidad innecesaria en pantalla
• Hacer que Maximo sea más sencillo para los usuarios cotidianos
• Mejorar la calidad de los datos de las órdenes de trabajo
• Apoyar una mejor ejecución del mantenimiento
• Preparar a los usuarios para las experiencias modernas de Maximo
• Fortalecer los procesos de gestión de trabajo

Ver o escuchar el episodio 3

Episodio: Ep. 3 | Aplicación de órdenes de trabajo basada en roles
Anfitrión: Steven Shull
Podcast: MORE by Naviam: Un podcast sobre Maximo
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Ver el episodio: https://www.youtube.com/watch?v=cfgx3Bre5Bs&feature=youtu.be
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Escuchar el episodio: https://open.spotify.com/episode/47uS57lF8V72jicB8OAGIN?si=osm7GeeaTPmD_9uBiQ0cZw&nd=1&dlsi=64042d63b39d439c

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Preguntas frecuentes sobre las aplicaciones de órdenes de trabajo basadas en roles

¿Qué es una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles en IBM Maximo?

Una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles en IBM Maximo es una experiencia de aplicación enfocada, diseñada en torno a un rol de usuario específico. Ayuda a usuarios como técnicos, supervisores, planificadores o programadores a acceder a la información y a las acciones de las órdenes de trabajo más relevantes para sus responsabilidades.

¿Por qué son importantes las aplicaciones basadas en roles en Maximo?

Las aplicaciones basadas en roles son importantes porque reducen la complejidad y mejoran la usabilidad. Al mostrar a los usuarios la información que necesitan para su rol, los equipos de Maximo pueden mejorar la adopción, la calidad de los datos y la ejecución de las órdenes de trabajo.

¿Cómo mejora la gestión de órdenes de trabajo una aplicación basada en roles?

Una aplicación basada en roles mejora la gestión de órdenes de trabajo al facilitar que los usuarios revisen, actualicen, completen y realicen el seguimiento de las órdenes. Ayuda a los usuarios a centrarse en las tareas correctas y reduce el tiempo dedicado a navegar por campos o pantallas innecesarias.

¿Quién debería utilizar una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles?

Técnicos, supervisores, planificadores, programadores, usuarios de operaciones, gerentes de mantenimiento y administradores de Maximo pueden beneficiarse de una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles. Cada rol puede requerir una perspectiva diferente del proceso de órdenes de trabajo.

¿Cuál es la diferencia entre una aplicación de órdenes de trabajo estándar y una basada en roles?

Una aplicación de órdenes de trabajo estándar suele ser más amplia e incluye funcionalidades para muchos usuarios. Una aplicación de órdenes de trabajo basada en roles es más específica y está adaptada a las necesidades de un grupo de usuarios concreto, como técnicos o supervisores.

¿Pueden las aplicaciones basadas en roles mejorar la adopción de Maximo?

Sí. Las aplicaciones basadas en roles pueden mejorar la adopción de Maximo al hacer que el sistema sea más sencillo y práctico de usar. Cuando los usuarios pueden encontrar rápidamente lo que necesitan, es más probable que actualicen las órdenes de trabajo de forma constante y precisa.

¿Ayudan las aplicaciones basadas en roles a mejorar la calidad de los datos de mantenimiento?

Sí. Las aplicaciones basadas en roles pueden ayudar a mejorar la calidad de los datos al guiar a los usuarios hacia los campos y acciones correctos. Unos mejores datos de órdenes de trabajo respaldan una mejor elaboración de informes, historial de activos, planificación de mantenimiento preventivo y análisis de fiabilidad.

¿Son las aplicaciones de órdenes de trabajo basadas en roles útiles solo para los técnicos?

No. Aunque los técnicos son un público clave, las aplicaciones basadas en roles también pueden dar soporte a supervisores, planificadores, programadores, usuarios de operaciones y gerentes de mantenimiento. El valor reside en adaptar la aplicación al trabajo del usuario.

¿Cómo contribuyen las órdenes de trabajo a la gestión de activos empresariales?

Las órdenes de trabajo contribuyen a la gestión de activos empresariales al documentar la actividad de mantenimiento, los problemas de los activos, la mano de obra, los materiales, el tiempo de inactividad, las inspecciones y los detalles de finalización. Esta información ayuda a las organizaciones a gestionar sus activos de forma más eficaz a lo largo del tiempo.

¿Qué deben tener en cuenta los equipos de Maximo antes de implementar aplicaciones basadas en roles?

Antes de implementar aplicaciones basadas en roles, los equipos de Maximo deben considerar los roles de usuario, los flujos de trabajo diarios, los datos necesarios, las necesidades de movilidad, los requisitos de informes, los puntos críticos actuales y los objetivos de adopción.

Conclusión clave

Una aplicación basada en roles para órdenes de trabajo en IBM Maximo puede ayudar a los equipos de mantenimiento a hacer que la gestión de órdenes de trabajo sea más sencilla, rápida y útil. Al adaptar la experiencia a las necesidades de técnicos, supervisores, planificadores y otros usuarios, las organizaciones pueden mejorar la adopción, fortalecer la calidad de los datos de las órdenes de trabajo y respaldar una mejor ejecución del mantenimiento.
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Episodio 3 de MORE by Naviam: Un podcast sobre Maximo destaca una lección importante para los equipos de Maximo: la mejor experiencia en órdenes de trabajo no siempre es la que tiene más campos o funciones. Es aquella que ayuda a cada usuario a realizar su trabajo de manera más efectiva.