Episodio 4 de MORE de Naviam: Un podcast sobre Maximo analiza cómo pequeños cambios en las propiedades del sistema de IBM Maximo pueden hacer que el sistema sea más fácil de usar, más sencillo de navegar y más práctico para los equipos en su día a día. El blog destaca cómo los administradores de Maximo pueden utilizar los ajustes de configuración integrados para mejorar el comportamiento de las consultas, el acceso a consultas guardadas, la gestión de archivos adjuntos y la legibilidad de la pantalla antes de recurrir a personalizaciones más complejas.
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Cuando se piensa en mejorar IBM Maximo, generalmente se consideran primero los aspectos importantes: actualizaciones, nuevas aplicaciones, integraciones, despliegues móviles, informes, automatización o rediseños importantes de procesos. Esos proyectos son importantes. Pero, a veces, la experiencia del usuario en Maximo puede mejorarse mediante cambios mucho más pequeños.
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En el episodio 4 de MORE de Naviam: Un podcast sobre Maximo, el anfitrión Steven Shull repasa una serie de propiedades del sistema de IBM Maximo que pueden ayudar a que el sistema sea más fácil de usar, más sencillo de navegar y más práctico para los equipos en su día a día. El episodio es un buen recordatorio de que no todas las mejoras requieren código personalizado o un gran proyecto. A veces, el ajuste de configuración adecuado puede eliminar la fricción de la experiencia del usuario y ayudar a que Maximo se sienta más natural para las personas que trabajan en él todos los días.

Por qué las propiedades del sistema merecen más atención

Las propiedades del sistema son una de las herramientas más prácticas disponibles para los administradores de Maximo. Controlan cómo se comportan partes de Maximo en toda la aplicación, incluido el comportamiento de la interfaz, el comportamiento de las consultas, la gestión de archivos adjuntos, la navegación y el diseño de la pantalla. Puede que no siempre sean la parte más visible de la administración de Maximo, pero pueden tener un impacto real en cómo los usuarios experimentan el sistema.
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Un entorno de Maximo puede ser técnicamente saludable y, aun así, resultar frustrante de usar. Es posible que los usuarios necesiten clics adicionales para encontrar registros. Puede que las consultas guardadas no sean fáciles de acceder. Los archivos adjuntos pueden abrirse de una manera que interrumpa el flujo de trabajo. Las etiquetas y los diseños de pantalla pueden hacer que la información sea más difícil de leer de lo necesario.
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Esos problemas pueden parecer pequeños por sí solos, pero se acumulan. Con el tiempo, los pequeños problemas de usabilidad pueden afectar la adopción, la calidad de los datos y la confianza en el sistema. Por eso vale la pena entender las propiedades del sistema. Ofrecen a los administradores una forma de ajustar con precisión el comportamiento de Maximo sin tener que recurrir inmediatamente a la personalización.

La configuración puede resolver más de lo que los equipos imaginan

Uno de los temas recurrentes en el episodio es el valor de la configuración frente a la personalización.
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El desarrollo a medida tiene su lugar, pero también conlleva consideraciones a largo plazo. El código personalizado debe probarse, recibir soporte, mantenerse y revisarse durante futuras actualizaciones. En algunos casos, los equipos pueden evitar esa complejidad analizando primero lo que Maximo ya ofrece a través de la configuración.
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Las propiedades del sistema son un buen ejemplo. Puede que no resuelvan todos los desafíos de usabilidad, pero ayudan a los administradores a realizar mejoras significativas utilizando ajustes que ya existen en la plataforma.
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Para los equipos de Maximo, esa mentalidad es fundamental. Antes de asumir que un problema requiere desarrollo, vale la pena preguntarse si el comportamiento puede ajustarse mediante la configuración, la configuración de la aplicación, los ajustes de seguridad o las propiedades del sistema. Ese enfoque ayuda a los equipos a mejorar la experiencia del usuario y, al mismo tiempo, facilita el mantenimiento del entorno.

Comportamiento de las consultas y acceso a consultas guardadas

Varias de las propiedades del sistema que comenta Steven están relacionadas con la búsqueda y las consultas guardadas. Tiene sentido, ya que el comportamiento de búsqueda es esencial para la forma en que muchas personas utilizan Maximo.
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Los usuarios suelen pasar gran parte del día filtrando registros, abriendo consultas guardadas, revisando listas y acotando los datos que necesitan. Cuando esa experiencia es fluida, trabajar en Maximo resulta más sencillo. Cuando es torpe, los usuarios lo notan de inmediato.
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Propiedades como mxe.webclient.keepQueryFieldOpen, mxe.webclient.showQueriesinDropdown, y mxe.webclient.maxNavbarQueryLimit pueden influir en cómo los usuarios interactúan con las consultas.

Por ejemplo, mantener los campos de consulta abiertos puede facilitar que los usuarios refinen sus búsquedas sin tener que repetir pasos innecesarios. Mostrar las consultas en un menú desplegable puede hacer que las consultas guardadas sean más accesibles. Ajustar el límite de consultas en la navegación puede ayudar a los equipos a equilibrar el acceso con la usabilidad, especialmente en entornos con muchas consultas guardadas. Estos cambios no son llamativos, pero pueden facilitar el trabajo diario de quienes dependen de Maximo para encontrar los registros correctos rápidamente.

Facilitar el trabajo con archivos adjuntos

Los archivos adjuntos son otra área donde pequeños cambios en el comportamiento pueden marcar la diferencia.
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Muchos equipos de Maximo dependen de los archivos adjuntos para fotos, procedimientos, documentos de inspección, archivos de proveedores, materiales de seguridad, documentación de activos y otra información de respaldo. En algunos flujos de trabajo, los archivos adjuntos no son opcionales; son parte fundamental de cómo los usuarios comprenden y completan su trabajo. Por eso, el comportamiento de los archivos adjuntos debe resultar intuitivo.
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La propiedad del sistema mxe.doclink.attachmentOpenMethod afecta la forma en que se abren los archivos adjuntos en Maximo. Dependiendo de cómo trabaje cada equipo, el comportamiento predeterminado puede ser el más adecuado o no. Si abrir un archivo adjunto interrumpe el flujo de trabajo del usuario o genera confusión, puede ralentizar a las personas y hacer que el sistema se sienta más difícil de usar.
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Revisar este tipo de configuración brinda a los administradores la oportunidad de hacer que el acceso a los documentos se sienta más natural para la forma en que sus usuarios trabajan realmente.

Los pequeños detalles de la interfaz siguen siendo importantes

Steven también destaca mxe.webclient.label.orientation, que afecta la orientación de las etiquetas en la interfaz de Maximo.
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A primera vista, la orientación de las etiquetas puede parecer un detalle menor. Pero para los usuarios que pasan mucho tiempo en Maximo, la legibilidad de la pantalla es importante. Las personas necesitan escanear registros, ingresar información, revisar campos y comprender lo que están viendo rápidamente. Las pequeñas decisiones de interfaz pueden favorecer esa experiencia o dificultarla.
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Esto es parte de lo que hace que las propiedades del sistema sean valiosas. Permiten a los administradores ajustar detalles que pueden no parecer significativos de forma aislada, pero que pueden mejorar la sensación general del sistema.

Una mejor usabilidad favorece una mejor adopción

La adopción de Maximo no consiste solo en formar a los usuarios o pedir a los equipos que sigan un proceso. La adopción también depende de lo fácil que sea utilizar el sistema.
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Cuando los usuarios pueden encontrar registros rápidamente, acceder a las consultas que necesitan, abrir archivos adjuntos sin problemas y leer las pantallas con mayor facilidad, Maximo se percibe como una herramienta que realmente facilita su trabajo. Esto puede traducirse en una mayor implicación, una mejor introducción de datos y menos soluciones improvisadas.
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Las propiedades del sistema no sustituyen a un buen diseño de procesos, a la formación, a la gobernanza ni al soporte. Sin embargo, forman parte de un panorama de usabilidad más amplio. Para los administradores y los equipos de soporte, revisar estos ajustes puede ser una forma práctica de mejorar la experiencia diaria sin necesidad de poner en marcha un gran proyecto.

Un punto de partida práctico para los administradores de Maximo

La mejor forma de abordar las propiedades del sistema no es cambiar los ajustes al azar. Cada cambio debe estar vinculado a un problema real del usuario o a una oportunidad de mejora.
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Un buen punto de partida es buscar áreas donde los usuarios experimenten fricciones de forma constante. ¿Tienen dificultades con las búsquedas? ¿Son difíciles de encontrar las consultas guardadas? ¿Los archivos adjuntos se abren de forma confusa? ¿Hay problemas de diseño en la pantalla que dificultan la lectura de Maximo?
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A partir de ahí, los administradores pueden evaluar si una propiedad del sistema o un ajuste de configuración puede ayudar.
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Como ocurre con cualquier cambio a nivel de sistema, las actualizaciones deben probarse cuidadosamente. Algunas propiedades afectan a muchos usuarios, por lo que los equipos deben revisar el impacto en un entorno que no sea de producción, documentar el cambio y comunicarlo claramente cuando sea necesario.
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El objetivo no es cambiar Maximo por el simple hecho de hacerlo. El objetivo es tomar decisiones de configuración meditadas que mejoren la forma en que trabaja la gente.

Reflexiones finales

El episodio 4 de MORE by Naviam: A Maximo Podcast muestra cómo pequeños cambios en las propiedades del sistema de IBM Maximo pueden marcar una diferencia significativa en la experiencia del usuario. El episodio es especialmente útil para administradores de Maximo, equipos de soporte, consultores y cualquier persona responsable de hacer que Maximo sea más fácil de usar y mantener.
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Los grandes proyectos de Maximo siempre tendrán su lugar. Pero este episodio es un recordatorio de que las mejoras cotidianas a menudo comienzan con las opciones de configuración que ya están disponibles en el sistema. Cuando los equipos comprenden esas opciones y las utilizan de forma intencionada, Maximo puede resultar más práctico, más familiar y estar más alineado con la forma en que las personas trabajan realmente.

Ver o escuchar

Ver el episodio 4 en YouTube:
https://www.youtube.com/watch?v=QbVMXR-r6ys
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Escuchar en Spotify:
https://open.spotify.com/episode/4FTFqDhExQQ0FrlhV2tGd3
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