Während die Prozessüberprüfung sich auf den Fluss der Arbeitsabläufe im Unternehmenkonzentriert, befasst sich die funktionale Überprüfung damit, wie effektiv Maximo oder MAS konfiguriert und eingesetzt wird, um diese Arbeit zu unterstützen.
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Sie beantwortet eine entscheidende Frage:

Wird das System voll ausgeschöpft – oder bleibt Potenzial ungenutzt?
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Eine funktionale Überprüfung bewertet, ob die aktuelle Maximo - oder MAS-Implementierung nicht nur den heutigen Anforderungen entspricht, sondern auch zukünftige geschäftliche Bedürfnisse und eine breitere MAS-Einführung unterstützen kann.  

Warum funktionale Überprüfungen wichtig sind

In vielen Unternehmen entwickeln sich Maximo/MAS-Implementierungen organisch:

• Funktionen sind aktiviert, werden aber nicht konsequent genutzt

• Anpassungen werden vorgenommen, obwohl Standardfunktionen vorhanden sind

• Sicherheitsmodelle werden übermäßig komplex oder sind falsch konfiguriert

• Neue Funktionen innerhalb von MAS bleiben ungenutzt
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Mit der Zeit führt dies zu einem System, das:

• Komplexer als nötig ist

• Schwieriger zu aktualisieren und zu warten ist

• Sich ändernde Geschäftsanforderungen nicht vollständig unterstützen kann
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Ein funktionaler Review bietet einen strukturierten, evidenzbasierten Ansatz, um das System zu rationalisieren, die Konfiguration zu vereinfachen und vorhandenes Potenzial voll auszuschöpfen.

Was ein funktionaler Review bewertet

Ein funktionaler Review evaluiert das funktionale Design und die Konfiguration einer Maximo- oder MAS-Lösung, um sicherzustellen, dass sie sowohl den aktuellen Betrieb als auch die Einführung zukünftiger Funktionen unterstützt.
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Dies konzentriert sich in der Regel auf vier Kernbereiche:

Sicherheitsmodell und Governance

• Überprüfung von Rollen, Berechtigungen und Funktionstrennung

• Bewertung, ob Zugriffskontrollen mit den geschäftlichen Verantwortlichkeiten übereinstimmen

• Identifizierung unnötiger Komplexität oder Risiken
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Ein schlecht konzipiertes Sicherheitsmodell kann sowohl betriebliche Reibungsverluste als auch Compliance-Risiken verursachen, weshalb dieser Bereich einer kritischen Prüfung bedarf.

Anwendungen und funktionale Nutzung

• Überprüfung der aktuell genutzten Module und Funktionen

• Bewertung von Funktionen wie:
  
  • Präventive Instandhaltung (PM)
  • Zähler und Zustandsüberwachung
  • Anlagenspezifikationen
  • Mobilitäts- und Außendienstlösungen
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Die Überprüfung zeigt auf, wo Unternehmen:

• Verfügbare Funktionen nicht nutzen

• Funktionen teamübergreifend uneinheitlich einsetzen

• Möglichkeiten zur Verbesserung der betrieblichen Leistung verpassen

Konfiguration vs. Anpassung

• Identifizierung bestehender kundenspezifischer Entwicklungen

• Beurteilung, ob diese durch Standardfunktionen ersetzt werden können

• Bewertung der Auswirkungen auf Upgrades und Supportfähigkeit
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Übermäßige Anpassungen sind eines der häufigsten Hindernisse für effiziente Upgrades und die Einführung von MAS; dieser Bereich bietet oft erhebliche Vereinfachungspotenziale.

MAS-Bereitschaft und zukünftige Leistungsfähigkeit

• Bewertung, ob das aktuelle Setup über Manage hinaus weitere MAS-Funktionen unterstützt

• Identifizierung von Lücken, die die Einführung von Tools einschränken könnten, wie zum Beispiel:
  
  • Monitor
  • Predict
  • Health
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Dies stellt sicher, dass das Unternehmen nicht nur die Gegenwart optimiert, sondern sich auch für zukünftige Innovationen aufstellt.

Ablauf der Überprüfung

Die funktionale Überprüfung wird in der Regel von einem Maximo Solution Architect oder einem funktionalen Berater durchgeführt, der Systemwissen mit praktischer Erfahrung in der Umsetzung verbindet.  
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Der Ansatz umfasst:

• System-Walkthroughs und Konfigurationsanalyse

• Gezielte Gespräche mit Anwendern und Administratoren

• Bewertung anhand von Maximo/MAS-Best-Practices
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In einigen Fällen können zusätzliche unterstützende Analysen herangezogen werden (z. B. die Überprüfung der Funktionsnutzung im gesamten System), der Kernfokus liegt jedoch auf der praktischen, funktionalen Effektivität.

Was die Überprüfung aufdeckt

Eine gut durchgeführte funktionale Überprüfung deckt häufig Probleme auf, die nicht sofort sichtbar sind, wie zum Beispiel:

• Funktionen, die zwar implementiert, aber nicht genutzt werden

• Prozesse, die trotz verfügbarer Automatisierung auf manueller Arbeit basieren

• Übermäßig komplexe Konfigurationen, die keinen Mehrwert bieten

• Verpasste Chancen zur Verbesserung von Reporting, Benutzererfahrung oder Mobilität
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Dies unterstreicht zudem häufig ein zentrales Thema: Unternehmen verfügen oft bereits über die benötigten Funktionen – sie nutzen sie nur nicht vollständig.

Typische Ergebnisse und Leistungen

Wie alle Elemente eines System Assurance Review ist auch das Functional Review darauf ausgelegt, klare und umsetzbare Ergebnisse zu liefern.
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Zu den wichtigsten Ergebnissen gehören:

• Dokumentierte Erkenntnisse und Beobachtungen zur aktuellen Konfiguration

• Eine priorisierte Liste funktionaler Verbesserungsmöglichkeiten

• Empfehlungen für eine bessere Nutzung bestehender Maximo/MAS-Funktionen  
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Basierend auf den unterstützenden Materialien umfasst dies außerdem:

• Identifizierung von Bereichen, in denen geschäftliche Verbesserungen durch vorhandene Funktionalitäten erzielt werden können

• Empfehlungen zur Reduzierung unnötiger Anpassungen und zur Verbesserung der Wartbarkeit

• Anleitung zur Aktivierung zukünftiger MAS-Funktionen
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Der Fokus liegt stets darauf, Unternehmen eine schnelle Wertschöpfung zu ermöglichen, oft ohne die Notwendigkeit groß angelegter Transformationen.

Verknüpfung eines Functional Review mit Geschäftsergebnissen

Das Functional Review trägt direkt zu den übergeordneten SAR-Zielen bei:

• Optimiert – eine bessere Nutzung bestehender Funktionen reduziert den manuellen Aufwand

• Stabil – eine vereinfachte Konfiguration verbessert die Wartbarkeit

• Skalierbar – weniger Anpassungen ermöglichen einfachere Upgrades und Erweiterungen

• Bewährt – konsistente und durchdachte Funktionalität stärkt das Vertrauen der Anwender  
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Es stellt sicher, dass das System nicht nur technisch einwandfrei, sondern auch funktional effektiv ist und sich an den Geschäftszielen orientiert.

Die Rolle des Functional Review im SAR-Lebenszyklus

Innerhalb des SAR-Lebenszyklus – Discover → Assess → Gaps & Risks → Recommend → Roadmap – spielt das Functional Review eine entscheidende Rolle bei der Verbindung von Prozessen und Technologie.  
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Es bietet:

• Einblicke, wie effektiv das System die definierten Prozesse unterstützt

• Nachweise darüber, wo die Konfiguration die Leistung fördert oder einschränkt

• Eine Grundlage für die Definition von Quick Wins und langfristigen Verbesserungen

Wenn das Process Review Ihnen zeigt, was das Unternehmen tut, zeigt Ihnen das Functional Review, wie gut Ihr System dies unterstützt.
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Durch die Bewertung von Konfiguration, Funktionalität und Nutzung der Möglichkeiten ermöglicht das Functional Review Unternehmen:

• Ihre Maximo/MAS-Umgebung zu vereinfachen

• Untergenutzte Funktionen freizuschalten

• Die Benutzererfahrung und betriebliche Effizienz zu verbessern

• Sich auf die Einführung zukünftiger MAS-Funktionen vorzubereiten
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In vielen Fällen zeigt sich, dass der schnellste Weg zum Mehrwert nicht über neue Investitionen führt, sondern durch eine bessere Nutzung dessen, was bereits vorhanden ist.