Si ha pasado algún tiempo en un Maximo taller de implementación, casi con seguridad habrá escuchado la frase:

"Esa es una mejor práctica de Maximo."
‍

A menudo se utiliza para justificar una decisión de diseño, cuestionar un requisito propuesto o dirigir una discusión hacia un resultado preferido. Sin embargo, cuando se hace una pregunta de seguimiento sencilla: "¿Qué es exactamente lo que lo convierte en una mejor práctica?", la respuesta suele ser menos clara.
‍

Como arquitectos de soluciones, consultores y partes interesadas del negocio, deberíamos hacer una pausa de vez en cuando y preguntarnos si el término "mejor práctica" es tan definitivo como lo hacemos sonar.
‍

Pasé algún tiempo discutiendo el concepto de mejor práctica con varios profesionales de gran experiencia en toda la industria de EAM. Lo que me llamó la atención no fue cuánto acuerdo había, sino más bien lo matizada que se volvió la discusión.
‍

Curiosamente, las conclusiones de estas discusiones no son exclusivas de la industria de EAM. La tensión entre la "mejor práctica" y la "mejor adaptación" se ha debatido dentro de la teoría de la gestión y la organización durante décadas, particularmente a través de la lente de la Teoría de la Contingencia, que sostiene que no existe una única mejor manera de organizar o gestionar una empresa. En cambio, las soluciones óptimas dependen de las circunstancias específicas en las que opera una organización.

¿Es realmente definible la mejor práctica?

La respuesta es tanto sí como no. En algunas disciplinas, las mejores prácticas son relativamente objetivas. En otras, se vuelven altamente contextuales.

Donde las mejores prácticas son reales

Las disciplinas técnicas suelen tener prácticas ampliamente aceptadas porque producen resultados mejores de forma constante.
‍

Algunos ejemplos incluyen el uso de control de versiones para la gestión de configuraciones, la implementación de principios de seguridad de privilegios mínimos, el seguimiento de estándares de codificación segura y la separación de los entornos de desarrollo, pruebas y producción. Estos enfoques han sido probados repetidamente en miles de proyectos y organizaciones. Reducen el riesgo, mejoran la capacidad de mantenimiento y, por lo general, conducen a resultados más predecibles.
‍

Cuando alguien dice: "Gestionar la configuración de Maximo mediante procesos de implementación controlados es una mejor práctica", existe una evidencia considerable que respalda esa afirmación. No siempre se puede decir lo mismo de las decisiones de diseño empresarial.

La zona gris de la arquitectura empresarial

Una vez que las discusiones van más allá de la tecnología y entran en los procesos de negocio, el concepto de mejor práctica se vuelve mucho menos definitivo.
‍

Considere temas como las jerarquías de activos, las estructuras de ubicación funcional y los procesos de gestión del trabajo. A diferencia de los estándares técnicos, estas decisiones existen dentro de un contexto empresarial. Lo que funciona excepcionalmente bien para una organización puede ser completamente inadecuado para otra.
‍

Una estructura que funciona perfectamente para un operador de transmisión eléctrica puede crear una complejidad innecesaria para un fabricante farmacéutico. Un proceso diseñado para empresas de servicios de agua puede ser ineficiente en un entorno de fabricación.

Aquí es donde la frase "mejor práctica" a menudo comienza a volverse subjetiva.

Las tres fuentes de la mayoría de las "mejores prácticas"

Cuando alguien afirma que algo es una mejor práctica, a menudo proviene de uno de estos tres orígenes.

Recomendaciones de los proveedores

Los proveedores de software suelen animar a las organizaciones a mantenerse lo más cerca posible de la funcionalidad estándar.
‍

Estas recomendaciones suelen ser sensatas porque mejoran la capacidad de mantenimiento, simplifican las actualizaciones y reducen los costes de soporte.
‍

Sin embargo, no son necesariamente la mejor solución para todos los escenarios empresariales.

Experiencia de los consultores

Los consultores desarrollan patrones con frecuencia basados en lo que ha funcionado con éxito en implementaciones anteriores.
‍

Por ejemplo, un consultor que ha realizado múltiples implementaciones en el sector de servicios públicos puede defender firmemente una estructura jerárquica particular porque ha generado resultados positivos de forma constante.
‍

Esta experiencia es valiosa. No obstante, es importante reconocer que sigue basándose en un conjunto específico de organizaciones, obligaciones normativas, culturas empresariales y modelos operativos. Lo que funcionó en otro lugar no tiene por qué ser automáticamente la solución óptima aquí.

Convención del sector

A veces, un enfoque se etiqueta como mejor práctica simplemente porque muchas organizaciones lo han adoptado.
‍

Pero popularidad y optimización no son lo mismo. En algunos casos, las empresas simplemente repiten decisiones históricas porque les resultan familiares, aceptadas o más fáciles de justificar. Que algo esté ampliamente adoptado no significa necesariamente que sea lo mejor.

Cuando las mejores prácticas chocan: el desafío de las adquisiciones

Uno de los desafíos más interesantes a la idea de una "mejor práctica" universal surgió durante una conversación que tuve con un veterano de la industria de EAM de Sudáfrica.  
‍

Él destacó las dificultades que enfrentan las organizaciones durante las fusiones y adquisiciones, donde dos empresas exitosas, cada una convencida de que sigue las mejores prácticas del sector, deben converger en un único modelo operativo. Es común que ambas organizaciones crean que siguen las mejores prácticas, pero cuando se combinan, al final debe surgir un único conjunto de procesos, estándares y sistemas.
‍

En muchos casos, las formas de trabajar de la organización adquirente se convierten en el nuevo estándar. Sin embargo, esto no significa necesariamente que sus prácticas sean objetivamente mejores. A menudo, simplemente son más fáciles de estandarizar en toda la organización ampliada.
‍

Viví esto de primera mano cuando una empresa de servicios para la que trabajaba fue adquirida por una compañía centrada en productos. Ambas organizaciones eran exitosas, pero sus definiciones de mejores prácticas diferían significativamente. La empresa de productos priorizaba la estandarización, la repetibilidad y la gestión del ciclo de vida del producto, mientras que la empresa de servicios valoraba la flexibilidad, la capacidad de respuesta y la interacción con el cliente.
‍

Ningún enfoque era intrínsecamente superior; cada uno había evolucionado para respaldar objetivos comerciales diferentes.
‍

Esto pone de relieve una realidad importante: lo que se considera una mejor práctica suele estar fuertemente influenciado por el contexto. A medida que cambian los modelos operativos, los mercados y las prioridades organizativas, también pueden cambiar las prácticas que ofrecen los mejores resultados.
‍

En lugar de preguntar: "¿Qué organización sigue las mejores prácticas?", la pregunta más valiosa es: "¿Qué prácticas respaldan mejor los objetivos de la organización en la que nos queremos convertir?"
‍

Las adquisiciones demuestran que las organizaciones exitosas pueden seguir enfoques muy distintos y aun así obtener resultados excelentes. También refuerzan un tema clave de este artículo: en muchos escenarios empresariales, el objetivo no es identificar una única mejor práctica universal, sino determinar la que mejor se adapte a las circunstancias actuales.  

La mejor práctica y la mejor adaptación no son lo mismo

Esta es quizás la distinción más importante.

Mejor práctica

La mejor práctica intenta responder a: "¿Qué funciona bien por lo general para la mayoría de las organizaciones?".
‍

Por lo general, se caracteriza por:

• Menor riesgo de implementación

• Resultados probados

• Mayor facilidad de soporte

• Actualizaciones más sencillas

Mejor adaptación

La mejor adaptación intenta responder a: "¿Qué es lo que mejor funciona para esta organización?".
‍

Tiene en cuenta:

• Objetivos de negocio

• Obligaciones normativas

• Madurez organizacional

• Procesos operativos

• Capacidades del usuario

• Estrategia a largo plazo
  ‍
  

Una solución ideal puede alinearse con las prácticas del sector, pero también puede desviarse deliberadamente de ellas.

Cinco preguntas para cuestionar cualquier "mejor práctica"

¿La mejor para qué?

Ninguna solución es la mejor para todo.

¿Según quién?

La fuente es importante.

¿Bajo qué condiciones?

Muchas prácticas exitosas solo funcionan porque se cumplen ciertas suposiciones.

¿Qué pruebas existen?

Las pruebas valen más que las opiniones.

¿Se adapta a esta organización?

Incluso una práctica excelente puede ser la elección equivocada.

Una mejor forma de abordar las decisiones de diseño

Quizás sea hora de dejar de presentar las "mejores prácticas" como una verdad incuestionable.
‍

En su lugar, deberíamos pensar en términos de:

• Práctica recomendada: Un enfoque probado con beneficios y limitaciones conocidos.

• Buena práctica: Un enfoque que ha dado resultados positivos en otros lugares.

• Práctica de vanguardia: Un enfoque emergente que resulta prometedor, pero que aún no se ha adoptado de forma universal.
  ‍

Estos términos reconocen la experiencia y la evidencia sin pretender una aplicabilidad universal. En última instancia, las implementaciones exitosas rara vez son aquellas que siguen ciegamente las normas del sector. Son las que equilibran la experiencia probada con las necesidades únicas de la organización.

Las mejores prácticas nos dicen lo que ha funcionado antes.
La mejor adaptación determina lo que funcionará aquí.
‍

Y esa distinción puede ser una de las decisiones más importantes que tome cualquier equipo de implementación de Maximo.