Los sistemas computarizados de gestión del mantenimiento (CMMS) o los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM) son solo un software que le ayuda a organizar sus datos. El análisis de estos datos puede proporcionar información que le permita redirigir los escasos recursos hacia donde más se necesitan y justificar estas acciones. Por lo tanto, estamos de acuerdo en que necesitamos obtener buenos datos para difundir información útil. Con eso en mente, abordemos primero los datos de reparación.

Datos de reparación

Los campos de datos de reparación básicos se dividen en cuatro categorías que cubren el ciclo de vida:

• Origen
• Planificación
• Programación
• Resultados

En este blog, solo abordaremos la originación y los resultados, ya que aparecerán en todas las órdenes de trabajo, incluidas las órdenes de trabajo de emergencia que no están planificadas ni programadas.

Origen

Los datos de originación incluyen la prioridad o al menos una declaración de si se trata de una emergencia, la identificación del originador, el activo con el problema y la descripción del problema. Sí, puede haber más, pero considérelo como mínimo absoluto que debe figurar en cada solicitud. En general, esto ayuda a asignar los mejores recursos al trabajo. Si bien es muy importante incluir todos los datos de forma coherente y correcta en cada campo, la mayoría de los problemas se producen cuando se originan las órdenes de trabajo y se multiplican a medida que se procesa la orden de trabajo.

La importancia de la descripción del problema no puede subestimarse. Cualquier persona que solicite trabajo debe recibir formación sobre cómo llamar (escribir, escribir, enviar un mensaje, etc.) para explicar la descripción del problema. Esto debe incluir lo que se observó que motivó la llamada. Ejemplos de descripciones de problemas incorrectos:

• «No funciona» o «No funciona»
• «Está roto»
• «Parece que va a fallar»

Las descripciones incorrectas de los problemas no proporcionan suficientes datos descriptivos y dan lugar a resultados descriptivos incorrectos, como:

• «Está funcionando» o «Está listo»
• «Está arreglado»
• «Me suena bien, solo que un poco más ruidoso de lo normal»
• Y, a veces, no hay ninguna descripción, solo una orden de trabajo que pasa al estado completo

Si los registros históricos del sistema contienen descripciones similares a estas (o las descripciones son nulas), planifique volver a capacitar a todos de inmediato e incluya una muestra de estos registros para mostrar su utilidad (o no) para el análisis histórico.

Se debe capacitar a los solicitantes para que se centren primero en describir el problema en función de lo que han observado, por ejemplo:

• «... Vi una filtración en...»
• «Escuché un rechinamiento excesivo de engranajes»
• «Escuché un chasquido en el panel de desconexión y vi un poco de humo»
• «Sentí una vibración excesiva a una velocidad normal de funcionamiento»
• «Parecía que había demasiado almíbar, pero los controles indican la mezcla adecuada»

Estos son ejemplos realmente simplificados, pero su departamento de mantenimiento puede usarlos para identificar un punto de partida y promover una respuesta más descriptiva a la causa. Desde el punto de vista histórico, esto puede resultar inestimable para analizar problemas repetitivos y trabajar para que dejen de existir mediante ingeniería, así como para crear mejores datos para que los utilicen Maximo conocimiento de las órdenes de trabajo.

Mejorar los datos de origen de las solicitudes/órdenes de trabajo es probablemente la forma más eficaz y económica de dar un gran salto en la captura de datos de reparación. Incluso si usas Informes rápidos, normalmente se empieza con 100 caracteres en el campo principal, antes de tener que pasar a la descripción larga. También podrás introducir un código de problema si lo tienes desarrollado. El uso de la codificación en la jerarquía de errores mejorará aún más sus capacidades para analizar cuantitativamente sus datos.

Resultados

Los datos de los resultados deben incluir, como mínimo, la habilidad o el oficio con el que se completó el trabajo, el tiempo de trabajo, una descripción de lo que se hizo, los materiales utilizados y sus costos, la causa, cualquier tiempo de inactividad y una evaluación de la reparación (¿es necesaria una labor de seguimiento?).

La habilidad debe tener una tasa de facturación asociada para que las horas cobradas puedan identificarse como dólares cobrados por la reparación y devolvérselas al activo. Esto ayudará a crear en el activo ese campo de coste del activo correspondiente al año hasta la fecha, entre otros campos de coste.

Es aún mejor incluir la identificación del técnico real, especialmente cuando se necesita un seguimiento y se quiere contactar con la persona correcta. Esos técnicos también tendrán un registro de aquello en lo que han trabajado cuando sea útil llevar un registro con fines de formación y certificación.

La descripción del trabajo debe explicar las medidas tomadas para completar el trabajo. Hay mucho espacio para describirlo en detalle y, una vez más, tendrá acceso al problema, la causa y la solución de los datos que se han desarrollado.

El tiempo de inactividad puede ser complicado, por lo que es importante que todos comprendan de la misma manera cómo se cobra y cómo se usa antes de denunciarlo.

Los materiales utilizados y sus costos son útiles para mantener el inventario actualizado y cargar el costo de los materiales a cada activo. Esto proporciona un mejor historial de uso, así como el costo de mantenimiento del activo.

Identificar el material por su número de seguimiento o ITEMNUM en Maximo es esencial para documentar el uso de las piezas y puede servir para crear la lista de materiales (piezas de repuesto de activos) si esta función está activada para el artículo.

Este costo es especialmente importante a la luz del hecho de que muchos costos de materiales pueden superar significativamente los costos de mano de obra, y ambos son necesarios para evaluar adecuadamente los requisitos de mantenimiento y proporcionar un historial más completo de un activo determinado.

Cuanto mejor y más consistente sea el registro de todas las órdenes de trabajo, mayor será la posibilidad de obtener información más específica sobre el mantenimiento de todos los activos, tanto en términos cualitativos como cuantitativos. Cuanto más rápido se haga esto, antes se informará sobre las actividades reales y se podrán crear y analizar historiales útiles mediante métodos estadísticos.


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