Cómo los sistemas basados en papel ponen en riesgo el WBI

Los procesos actuales de WBI se basaban principalmente en papel, y los registros en papel se extendían a más de 30 000 ubicaciones y sus respectivos activos. Además, los equipos nunca utilizaban órdenes de trabajo; los técnicos sobre el terreno hacían lo que necesitaban y, a continuación, enviaban la documentación.

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Si bien los técnicos estaban realizando el trabajo con un alto nivel de calidad, hacer un seguimiento y comprobar su cumplimiento se estaba volviendo difícil y lento. El equipo detectó varios problemas que querían corregir:

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• Las rutinas de trabajo se basaban en el «conocimiento tribal» - El trabajo y la formación actuales se basaban en el conocimiento tribal; muchos empleados de más edad conocían los procesos a la perfección, pero no estaba escrito en ninguna parte para los empleados más nuevos. Los nuevos empleados solo podían aprender de un empleado establecido. Al recopilar y estandarizar sus prácticas laborales, WBI podría mejorar la capacitación de los nuevos empleados.
• El seguimiento del cumplimiento fue lento, difícil e ineficaz - Con un sistema basado en papel, el seguimiento del cumplimiento implicaba sacar manualmente el papel de los archivadores. Con frecuencia, cuando detectaban los problemas, ya era casi demasiado tarde. WBI necesitaba un seguimiento activo y en tiempo real para asegurarse de no incumplir ninguna fecha u objetivo clave de cumplimiento.
• Los llamamientos cerrados por infracciones de cumplimiento ponen en riesgo los puestos de trabajo - A pesar de los esfuerzos de los equipos, el sistema basado en papel dio lugar a un par de casos cerrados por infracciones de cumplimiento. Esto podía repercutir en los ingresos en un 10%, lo que podría haberse traducido en despidos de personal y en una reducción de los servicios. Al automatizar sus procesos, WBI sabía que podía mitigar los riesgos de cumplimiento y proteger mejor a la empresa y a sus empleados.
• Los procesos de papel ineficientes frenaron el crecimiento futuro - Con sus procesos basados en papel llegando al límite de su eficacia, WBI sabía que necesitaba una plataforma sólida y fiable si quería seguir haciendo crecer su negocio.

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Despliegue de IBM Maximo Gas & Oil y Maximo en cualquier lugar de la nube

Además de Maximo Gas y Petróleo, WBI necesitaba una solución móvil para poder implementar aplicaciones que ayudaran a sus técnicos sobre el terreno. Muchos de estos técnicos mantenían sus activos lejos de la oficina. Por lo tanto, necesitaban acceder a sus órdenes de trabajo y a otros recursos desde cualquier lugar con tan solo un teléfono, una tableta o un portátil.

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Con un equipo de TI interno sólido, WBI podría haber optado por configurar Maximo internamente, pero en su lugar, haber optado por usar Maximo en la nube con Naviam.

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Trabajar con Naviam les permitió:

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• Reduzca la presión sobre la TI interna — Los equipos de TI de WBI ya eran eficientes, por lo que no querían añadir otra aplicación importante ni los recursos necesarios para respaldarla. Era más fácil beneficiarse de la experiencia de Projetech en materia de implementación y soporte.
• Aumente la velocidad de implementación — El WBI estableció un calendario agresivo, con el objetivo de desplegarse en un año. No habrían podido cumplir con ese cronograma si hubieran mantenido el proyecto completamente interno.
• Cumpla con estrictos requisitos de seguridad — Al tener Maximo hospedado externamente, WBI no tenía que preocuparse por los estrictos requisitos de seguridad que tenía que cumplir. Naviam se encargó de la seguridad.
• Céntrese en las interacciones de los usuarios, no en las actualizaciones — Al subcontratar la implementación y el soporte, los equipos de WBI pudieron centrarse mejor en el uso y la configuración de su sistema y en capacitar a su personal.
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La clave del éxito de la implementación fue la estrategia de WBI de utilizar equipos multifuncionales en pruebas específicas y talleres para desarrollar flujos de trabajo y comprender mejor la complejidad de su negocio.

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Con la visión y el apoyo de la alta dirección, la aceptación de los representantes de área, los equipos de TI, los técnicos y la administración de proyectos, y la implementación y el soporte de Naviam, WBI pudo cumplir con su fecha límite y tener Maximo en pleno funcionamiento en un año.

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Cómo Maximo ha ayudado a WBI

Tras la implementación, el éxito clave de WBI ha sido construir una base sobre Máximo lo que les permitirá mejorar aún más su eficiencia y cumplimiento en el futuro.

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Los beneficios específicos incluyen:

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• Eficiencia incrementada — La reducción del papel y de las tareas manuales diarias para el personal ha liberado recursos para tareas que agregan más valor.
• Estructura — La creación de prácticas de trabajo estructuradas mediante órdenes de trabajo ha ayudado a WBI a evitar que los miembros del equipo actúen de forma autónoma y a mejorar la supervisión.
• Mejora del cumplimiento — La visibilidad proactiva del cumplimiento en tiempo real permite al equipo recopilar datos y ver de inmediato dónde se encuentran. Las posibilidades de que se produzcan nuevos problemas de cumplimiento se han reducido considerablemente.
• Mejores decisiones — Los técnicos de campo tienen acceso a los datos que necesitan para hacer mejor su trabajo y, de manera recíproca, proporcionan más comentarios desde el campo. Esto ayuda a WBI a asignar mejor sus recursos.
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Con esta base establecida, WBI ahora se centra en estandarizar aún más sus procesos de trabajo y perfeccionar los PM, las rutas y los planes de trabajo. Los planes futuros y en curso incluyen:

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• Administración de herramientas - Establecer el control de su inventario de herramientas y garantizar que estén calibradas correctamente
• Integración con SCADA — Lecturas en tiempo real de temperaturas, presiones, etc. integradas con Maximo
• Integración con JDE — Integración del sistema ERP con Maximo para garantizar que los técnicos de campo tengan acceso a la información de almacenamiento/inventario y compras

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