Im Rahmen eines System Assurance Review (SAR) ist die Prozessüberprüfung oft der Bereich, in dem der unmittelbarste und greifbarste geschäftliche Mehrwert aufgedeckt wird. Während technische Leistung und Systemkonfiguration entscheidend sind, bestimmen letztlich die Geschäftsprozesse, die über Maximo oder MAS abgewickelt werden, ob ein Unternehmen effizient, regelkonform und skalierbar ist.
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Eine Prozessüberprüfung konzentriert sich darauf, wie die Arbeit tatsächlich im System ausgeführt wird, und nicht nur darauf, wie sie ursprünglich konzipiert wurde.

Warum Prozessüberprüfungen wichtig sind

Im Laufe der Zeit entwickeln sich selbst gut konzipierte Maximo- oder MAS-Implementierungen auf eine Weise weiter, die zu Ineffizienzen führen kann:

• Workflows werden übermäßig komplex oder inkonsistent
• Prozesse weichen von Branchenstandards und IBM Best Practices ab
• Manuelle Workarounds entstehen außerhalb des Systems
• Neue geschäftliche Anforderungen werden auf bestehende Altsysteme aufgesetzt
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Eine Prozessüberprüfung bietet einen strukturierten Ansatz, um diese Probleme zu identifizieren und das System wieder mit den geschäftlichen Anforderungen sowie bewährten Standards in Einklang zu bringen.
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Im Kern ist das Ziel simpel: Sicherstellen, dass das System das Unternehmen unterstützt und nicht umgekehrt.

Was eine Prozessüberprüfung bewertet

Eine Prozessüberprüfung evaluiert, wie Geschäftsprozesse in einer aktiven Maximo- oder MAS-Umgebung konfiguriert und ausgeführt werden, und deckt dabei sowohl Ineffizienzen als auch Optimierungspotenziale auf.
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Dies umfasst in der Regel vier Kernbereiche:

Implementierte Prozesse

• Überprüfung der bereits konfigurierten und im System laufenden Prozesse
• Bewertung der Konsistenz der Anwendung über verschiedene Teams hinweg
• Identifizierung von Komplexität, Redundanzen oder unnötigen Abweichungen

Abgleich mit bewährten Verfahren

• Vergleich mit Industriestandards sowie Best Practices für Maximo/MAS
• Identifizierung von Lücken, in denen Prozesse von den empfohlenen Vorgehensweisen abweichen
• Möglichkeiten zur Vereinfachung und Standardisierung aufzeigen

Schwachstellen und Ineffizienzen

• Identifizierung von Engpässen, Verzögerungen oder Nutzerfrustrationen
• Bereiche, in denen Prozesse die operative Leistung verlangsamen
• Workarounds, die auf grundlegende Designprobleme hinweisen

Prozesse außerhalb des Systems

• Überprüfung von Geschäftsprozessen, die derzeit nicht systemgestützt sind
• Bewertung ihrer Eignung für die Implementierung in MAS
• Identifizierung ungenutzter Potenziale für Automatisierung und Kontrolle

Diese Bereiche vermitteln zusammen ein ganzheitliches Bild davon, wie das Unternehmen innerhalb und außerhalb des Systems agiert.

Ablauf der Überprüfung

Bei Naviam wird die Prozessüberprüfung in der Regel von einem Naviam Solution Architect geleitet, der sowohl technisches als auch prozessorientiertes Fachwissen einbringt.
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Der Ansatz kombiniert:

• Workshops mit Fach- und Systemanwendern zur Erfassung der tatsächlichen Arbeitsabläufe
• System-Walkthroughs und Workflow-Analysen zur Validierung der Prozesskonfiguration
• Vergleichende Bewertung anhand von Best-Practice-Modellen
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Ein wesentlicher Teil dieser Aufgabe besteht darin, Systemlogik in eine klare, geschäftsorientierte Prozessdokumentation zu übersetzen.

Prozessdokumentation: Das Unsichtbare sichtbar machen

Eines der wertvollsten Ergebnisse einer Prozessüberprüfung ist die Erstellung einer strukturierten Prozessdokumentation, oft zum allerersten Mal.
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Dies umfasst:

• Prozesslandkarten des Ist-Zustands nach BPMN-Standard
• Überführung von Maximo-Workflow-Canvas-Modellen in übersichtliche Visio-Diagramme
• Prozessdesigns für den Soll-Zustand gemäß Best-Practice-Vorgaben

Durch die Visualisierung von Prozessen gewinnen Unternehmen:

• Ein gemeinsames Verständnis zwischen Fachbereich und IT
• Klare Sichtbarkeit von Ineffizienzen und Redundanzen
• Eine Grundlage für zukünftige Transformationsinitiativen
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In vielen Fällen stellen Kunden fest, dass ihre dokumentierten Prozesse erheblich von der tatsächlichen Arbeitsweise abweichen – eine zentrale Erkenntnis, die Verbesserungen vorantreibt.

Typische Ergebnisse und Liefergegenstände

Eine Prozessüberprüfung endet nicht bei der Analyse – sie ist darauf ausgelegt, praktische und umsetzbare Ergebnisse zu liefern.
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Zu den wichtigsten Ergebnissen gehören:

• Dokumentierte Prozesslandkarten für den Ist- und Soll-Zustand
• Identifizierung von Lücken und Verbesserungspotenzialen
• Priorisierte Empfehlungen zur Prozessoptimierung
• Anleitung zur Ausrichtung an den Best Practices von Maximo/MAS
• Bewertung der MAS-Eignung für nicht systemgestützte Prozesse
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Basierend auf den Begleitunterlagen umfasst dies zudem:

• Empfehlungen für Prozessverbesserungen und Effizienzsteigerungen
• Klare Anleitungen zur Implementierung von Änderungen im System
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Dadurch wird sichergestellt, dass die Ergebnisse nicht nur theoretischer Natur sind, sondern direkt in Liefer- oder Transformationsprogramme einfließen können.

Verknüpfung von Prozessüberprüfung und Geschäftsergebnissen

Eine fundierte Prozessüberprüfung trägt direkt zu den übergeordneten SAR-Zielen bei:

• Optimiert – schlanke Prozesse reduzieren Aufwand und Durchlaufzeiten
• Stabil – konsistente Prozesse minimieren betriebliche Risiken
• Skalierbar – standardisierte Ansätze unterstützen Wachstum und die Einführung von MAS
• Vertrauenswürdig – Anwender verlassen sich auf das System als zentrale Informationsquelle
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Hier wird die Prozessüberprüfung mehr als nur Dokumentation. Sie wird zu einem entscheidenden Faktor für die Unternehmenstransformation.

Die Rolle der Prozessüberprüfung im SAR-Lebenszyklus

Innerhalb des umfassenderen SAR-Lebenszyklus – Erkennen → Bewerten → Lücken identifizieren → Empfehlen → Roadmap – spielt die Prozessüberprüfung eine zentrale Rolle bei der Gestaltung sowohl unmittelbarer Verbesserungen als auch der langfristigen Strategie.
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Sie bietet:

• Ein grundlegendes Verständnis der aktuellen Geschäftsprozesse
• Die notwendigen Belege, um Veränderungen zu rechtfertigen
• Die Struktur, die für die Definition einer glaubwürdigen Roadmap für den zukünftigen Zustand erforderlich ist

Abschließende Gedanken

Die Prozessüberprüfung ist oft der Punkt, an dem Unternehmen während einer System Assurance Review die meisten „Aha-Momente“ erleben.
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Indem sie Klarheit darüber schafft, wie Prozesse funktionieren – und sie sowohl mit den Geschäftszielen als auch mit bewährten Verfahren in Einklang bringt –, ermöglicht sie Unternehmen:

• Ineffizienzen zu beseitigen
• Die Benutzererfahrung zu verbessern
• Sich auf die Einführung und Erweiterung von MAS vorzubereiten
• Messbare Geschäftsergebnisse zu erzielen
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Letztendlich beantwortet es eine der wichtigsten Fragen, die sich ein Unternehmen stellen kann:

Helfen uns unsere Prozesse dabei, voranzukommen – oder halten sie uns auf?