Als je wel eens in een Maximo -implementatieworkshop hebt gezeten, heb je ongetwijfeld de uitspraak gehoord:

"Dat is een Maximo best practice."
‍

Het wordt vaak gebruikt om een ontwerpbeslissing te rechtvaardigen, een voorgestelde vereiste uit te dagen of een discussie in een bepaalde richting te sturen. Maar als je vervolgens een simpele vervolgvraag stelt: "Wat maakt het precies een best practice?", is het antwoord vaak een stuk minder duidelijk.
‍

Als solution architects, consultants en business stakeholders moeten we af en toe stilstaan bij de vraag of "best practice" wel zo definitief is als we doen voorkomen.
‍

Ik heb uitgebreid gesproken over het concept van best practices met diverse zeer ervaren professionals uit de EAM-sector. Wat me opviel was niet zozeer de mate van overeenstemming, maar juist hoe genuanceerd de discussie werd.
‍

Interessant genoeg zijn de conclusies uit deze gesprekken niet uniek voor de EAM-sector. De spanning tussen "best practice" en "best fit" wordt al decennia besproken binnen management- en organisatietheorieën, met name vanuit de contingentietheorie. Deze theorie stelt dat er geen enkele beste manier is om een onderneming te organiseren of te beheren. Optimale oplossingen zijn in plaats daarvan afhankelijk van de specifieke omstandigheden waarin een organisatie opereert.

Is een best practice eigenlijk wel te definiëren?

Het antwoord is zowel ja als nee. In sommige vakgebieden zijn best practices relatief objectief. In andere worden ze sterk contextafhankelijk.

Waar best practices echt zijn

Technische vakgebieden hanteren vaak werkwijzen die breed geaccepteerd zijn omdat ze consistent betere resultaten opleveren.
‍

Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van broncodebeheer voor configuratiemanagement, het implementeren van het principe van minimale rechten, het volgen van veilige programmeerstandaarden en het scheiden van ontwikkel-, test- en productieomgevingen. Deze methoden hebben zich keer op keer bewezen in duizenden projecten en organisaties. Ze verkleinen risico's, verbeteren de onderhoudbaarheid en leiden over het algemeen tot voorspelbaardere resultaten.
‍

Wanneer iemand zegt: "Het beheren van Maximo-configuraties via gecontroleerde implementatieprocessen is een best practice", dan is er aanzienlijk bewijs om die bewering te ondersteunen. Datzelfde kan niet altijd worden gezegd over beslissingen op het gebied van bedrijfsinrichting.

Het grijze gebied van bedrijfsarchitectuur

Zodra discussies verder gaan dan technologie en over bedrijfsprocessen gaan, wordt het concept van best practice veel minder definitief.
‍

Denk aan onderwerpen als activahiërarchieën, functionele locatiestructuren en werkbeheerprocessen. In tegenstelling tot technische standaarden bestaan deze beslissingen binnen een bedrijfscontext. Wat voor de ene organisatie uitstekend werkt, kan voor de andere volkomen ongeschikt zijn.
‍

Een structuur die perfect werkt voor een elektriciteitstransportnetbeheerder kan onnodige complexiteit creëren voor een farmaceutische fabrikant. Een proces dat is ontworpen voor waterbedrijven kan inefficiënt zijn in een productieomgeving.

Dit is waar de term "best practice" vaak begint te veranderen in subjectief.

De drie bronnen van de meeste "best practices"

Wanneer iemand beweert dat iets een best practice is, komt dit vaak voort uit een van deze drie bronnen.

Aanbevelingen van leveranciers

Softwareleveranciers moedigen organisaties doorgaans aan om zo dicht mogelijk bij de standaardfunctionaliteit te blijven.
‍

Deze aanbevelingen zijn meestal verstandig omdat ze de onderhoudbaarheid verbeteren, upgrades vereenvoudigen en de ondersteuningskosten verlagen.
‍

Ze zijn echter niet per se de beste oplossing voor elke zakelijke situatie.

Ervaring van consultants

Consultants ontwikkelen vaak patronen op basis van wat succesvol is gebleken bij eerdere implementaties.
‍

Een consultant die bijvoorbeeld meerdere implementaties in de nutssector heeft begeleid, kan sterk pleiten voor een bepaalde hiërarchische structuur omdat dit consequent positieve resultaten heeft opgeleverd.
‍

Deze ervaring is waardevol. Het is echter belangrijk om te beseffen dat deze nog steeds gebaseerd is op een specifieke set organisaties, wettelijke verplichtingen, bedrijfsculturen en bedrijfsmodellen. Wat elders werkte, is hier niet automatisch de optimale oplossing.

Industriestandaarden

Soms wordt een aanpak bestempeld als best practice, simpelweg omdat veel organisaties deze hebben overgenomen.
‍

Maar populariteit en optimalisatie zijn niet hetzelfde. In sommige gevallen herhalen bedrijven simpelweg historische beslissingen omdat deze vertrouwd, geaccepteerd of makkelijker te verantwoorden zijn. Wat algemeen wordt toegepast, is niet altijd het beste.

Wanneer best practices botsen: de uitdaging bij overnames

Een van de meest boeiende uitdagingen voor het idee van een universele "best practice" kwam naar voren tijdens een gesprek dat ik had met een ervaren EAM-veteraan uit Zuid-Afrika.  
‍

Hij benadrukte de moeilijkheden waar organisaties tegenaan lopen bij fusies en overnames, waarbij twee succesvolle bedrijven, die er elk van overtuigd zijn dat ze de best practices uit de sector volgen, moeten samenkomen in één bedrijfsmodel. Het komt vaak voor dat beide organisaties denken dat ze de beste werkwijzen hanteren, maar wanneer ze fuseren, moet er uiteindelijk één set processen, standaarden en systemen ontstaan.
‍

In veel gevallen worden de werkmethoden van de overnemende partij de nieuwe standaard. Dit betekent echter niet noodzakelijkerwijs dat deze werkwijzen objectief beter zijn. Vaak zijn ze simpelweg makkelijker te standaardiseren binnen de grotere organisatie.
‍

Ik heb dit zelf ervaren toen een dienstverlenend bedrijf waar ik werkte, werd overgenomen door een productgericht bedrijf. Beide organisaties waren succesvol, maar hun definities van best practice verschilden aanzienlijk. Het productbedrijf gaf prioriteit aan standaardisatie, herhaalbaarheid en productlevenscyclusbeheer, terwijl het servicebedrijf waarde hechtte aan flexibiliteit, reactievermogen en klantbetrokkenheid.
‍

Geen van beide benaderingen was inherent superieur; ze waren elk geëvolueerd om verschillende bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen.
‍

Dit onderstreept een belangrijke realiteit: wat als best practice wordt beschouwd, wordt vaak sterk beïnvloed door de context. Naarmate bedrijfsmodellen, markten en organisatorische prioriteiten veranderen, kunnen ook de werkwijzen die de beste resultaten opleveren veranderen.
‍

In plaats van te vragen: "Welke organisatie volgt de best practice?", is de waardevollere vraag: "Welke werkwijzen ondersteunen het beste de doelstellingen van de organisatie die we willen worden?"
‍

Acquisities tonen aan dat succesvolle organisaties zeer verschillende benaderingen kunnen volgen en toch uitstekende resultaten kunnen behalen. Ze onderstrepen ook een kernthema van dit artikel: in veel zakelijke scenario's is het doel niet om één universele best practice te identificeren, maar om te bepalen wat het beste past bij de specifieke omstandigheden.  

Best practice en best fit zijn niet hetzelfde

Dit is misschien wel het belangrijkste onderscheid.

Best practice

Best practice probeert antwoord te geven op de vraag: "Wat werkt over het algemeen goed voor de meeste organisaties?"
‍

Het wordt meestal gekenmerkt door:

• Lager implementatierisico

• Bewezen resultaten

• Betere ondersteunbaarheid

• Eenvoudigere upgrades

Best fit

Best fit probeert antwoord te geven op de vraag: "Wat werkt het beste voor deze organisatie?"
‍

Hierbij wordt gekeken naar:

• Bedrijfsdoelstellingen

• Regelgevende verplichtingen

• Organisatorische volwassenheid

• Operationele processen

• Gebruikersmogelijkheden

• Langetermijnstrategie
  ‍
  

Een passende oplossing kan aansluiten bij de industriestandaard, maar er ook bewust van afwijken.

Vijf vragen om elke "best practice" kritisch te bekijken

Het beste voor wat?

Geen enkele oplossing is overal de beste in.

Volgens wie?

De bron is van belang.

Onder welke voorwaarden?

Veel succesvolle werkwijzen werken alleen omdat bepaalde aannames waar zijn.

Welk bewijs is er?

Bewijs is waardevoller dan een mening.

Past het bij deze organisatie?

Zelfs een uitstekende werkwijze kan de verkeerde keuze zijn.

Een betere manier om naar ontwerpbeslissingen te kijken

Misschien is het tijd dat we stoppen met het presenteren van "best practices" als onbetwistbare waarheid.
‍

In plaats daarvan zouden we moeten denken in termen van:

• Aanbevolen werkwijze: Een beproefde aanpak met bekende voordelen en beperkingen.

• Goede werkwijze: Een aanpak die elders tot positieve resultaten heeft geleid.

• Toonaangevende werkwijze: Een opkomende aanpak die veelbelovend is, maar nog niet algemeen wordt toegepast.
  ‍

Deze termen erkennen ervaring en bewijs zonder universele toepasbaarheid te claimen. Uiteindelijk zijn succesvolle implementaties zelden die waarbij blindelings industrienormen worden gevolgd. Het zijn de implementaties die beproefde ervaring in balans brengen met de unieke behoeften van de organisatie.

Best practice vertelt ons wat in het verleden heeft gewerkt.
Best fit bepaalt wat hier zal werken.
‍

En dat onderscheid is wellicht een van de belangrijkste beslissingen die een Maximo-implementatieteam kan nemen.