Hoe op papier gebaseerde systemen de WBI in gevaar brengen

De bestaande processen van de WBI waren voornamelijk op papier gebaseerd, waarbij papieren dossiers werden uitgebreid naar meer dan 30.000 locaties en hun respectieve activa. Bovendien hebben de teams nooit werkorders gebruikt; de technici in het veld deden wat ze nodig hadden en stuurden vervolgens het papierwerk in.

‍

Hoewel de technici het werk volgens een hoge standaard deden, werd het moeilijk en tijdrovend om te controleren of het aan de voorschriften voldeed en dat het aan de eisen voldeed. Het team heeft verschillende problemen vastgesteld die ze wilden oplossen:

‍

• Werkroutines waren gebaseerd op 'Tribale kennis' - Het huidige werk en de opleiding waren afhankelijk van tribale kennis; veel oudere werknemers kenden de processen door en door, maar het werd nergens opgeschreven voor nieuwere werknemers. Nieuwe medewerkers konden alleen leren van een gevestigde werknemer. Door hun werkmethoden vast te leggen en te standaardiseren, zou de WBI de opleiding van nieuwe werknemers kunnen verbeteren.
• Het volgen van de naleving was traag, moeilijk en niet effectief - Bij een op papier gebaseerd systeem hield het volgen van de naleving in dat er handmatig papier uit de archiefkasten werd gehaald. Tegen de tijd dat ze problemen ontdekten, was het vaak al bijna te laat. De WBI had actieve, realtime tracking nodig om ervoor te zorgen dat ze geen belangrijke nalevingsdatums of doelstellingen hadden gemist.
• Nauwe oproepen tot schendingen van de naleving brengen banen in gevaar - Ondanks de inspanningen van de teams leidde het op papier gebaseerde systeem tot een aantal nauwe oproepen tot schendingen van de naleving. Deze hadden het potentieel om de inkomsten met 10% te beïnvloeden, wat mogelijk heeft geleid tot het ontslaan van personeel en een vermindering van het aantal diensten. Door hun processen te automatiseren, wist WBI dat ze nalevingsrisico's konden beperken en het bedrijf en zijn werknemers beter konden beschermen.
• Inefficiënte papierprocessen hebben toekomstige groei tegengehouden - Omdat hun op papier gebaseerde processen de grens van hun effectiviteit bereikten, wist WBI dat ze een solide en betrouwbaar platform nodig hadden als ze hun bedrijf verder wilden laten groeien.

‍

IBM Maximo Gas & Oil en Maximo overal in de cloud implementeren

In aanvulling op Maximo Gas & Oil, had WBI een mobiele oplossing nodig om apps te kunnen implementeren die hun technici in het veld zouden ondersteunen. Veel van deze technici onderhielden bedrijfsmiddelen ver van het kantoor. Daarom moesten ze vanaf elke locatie toegang hebben tot hun werkorders en andere bronnen met alleen een telefoon, tablet of laptop.

‍

Met een sterk intern IT-team had WBI ervoor kunnen kiezen om Maximo intern in te richten, maar in plaats daarvan te kiezen voor Maximo in de cloud met Naviam.

‍

Door met Naviam te werken, konden ze:

‍

• Verminder de druk op interne IT — De IT-teams van WBI waren al klein, dus wilden ze niet nog een belangrijke applicatie en de middelen toevoegen om deze te ondersteunen. Het was gemakkelijker om te profiteren van de expertise van Projetech op het gebied van implementatie en ondersteuning.
• Verhoog de implementatiesnelheid — De WBI heeft een agressief schema opgesteld, met als doel de implementatie binnen een jaar. Ze zouden die tijdlijn niet hebben kunnen halen als ze het project volledig in eigen beheer hadden gehouden.
• Voldoe aan strenge beveiligingsvereisten — Door Maximo extern te hosten, hoefde WBI zich geen zorgen te maken over de strenge beveiligingsvereisten waaraan ze moesten voldoen. Naviam zorgde voor de beveiliging.
• Focus op gebruikersinteracties, niet op software-updates — Door de implementatie en ondersteuning uit te besteden, konden de teams van WBI zich beter concentreren op het gebruik en de configuratie van hun systeem en het opleiden van hun personeel.
  ‍

De sleutel tot het succes van de implementatie was de strategie van WBI om multifunctionele teams in focustests en workshops te gebruiken om workflows te ontwikkelen en de complexiteit van hun bedrijf beter te begrijpen.

‍

Met visie en ondersteuning van het hogere management, steun van vertegenwoordigers van de regio, IT-teams, technici en projectmanagement, en implementatie en ondersteuning van Naviam, kon WBI de deadline halen en Maximo binnen een jaar volledig functioneel hebben gemaakt.

‍

Hoe Maximo WBI heeft geholpen

Na de implementatie was het belangrijkste succes van de WBI het leggen van een basis op Maximo waardoor ze in de toekomst hun efficiëntie en naleving verder kunnen verbeteren.

‍

Specifieke voordelen zijn onder andere:

‍

• Verhoogde efficiëntie — Door de vermindering van het aantal papieren en dagelijkse handmatige taken voor het personeel zijn er middelen vrijgekomen voor taken die meer waarde toevoegen.
• Structuur — Het creëren van gestructureerde werkmethoden met behulp van werkorders heeft de WBI geholpen afstand te nemen van teamleden die autonoom handelen en het toezicht te verbeteren.
• Verbeterde naleving — Dankzij realtime proactieve zichtbaarheid van de naleving kan het team gegevens verzamelen en onmiddellijk zien waar ze zich bevinden. De kans op verdere nalevingsangst is aanzienlijk verkleind.
• Betere beslissingen — Veldtechnici hebben toegang tot de gegevens die ze nodig hebben om hun werk beter te doen en reageren hierop door meer feedback uit het veld te geven. Dit helpt de WBI om hun middelen beter te verdelen.
  ‍

Met deze basis richt de WBI zich nu op het verder standaardiseren van hun werkprocessen en het verfijnen van PM's, routes en werkplannen. Toekomstige en lopende plannen omvatten:

‍

• Beheer van hulpmiddelen - Controle krijgen over hun gereedschapsinventaris en ervoor zorgen dat ze correct zijn gekalibreerd
• SCADA-integratie — Realtime metingen van temperaturen, drukken, enz. geïntegreerd met Maximo
• JDE-integratie — Integratie van het ERP-systeem met Maximo om ervoor te zorgen dat technici in het veld toegang hebben tot informatie over magazijn/inventaris en aankopen

‍